Категории и папки
Категории и папки — очень удобный инструмент упорядочивания данных в справочниках. Позиции справочников могут быть представлены не обычным линейным списком, что было бы неудобно, а разделены на отдельные категории – для удобства использования по разному назначению, а категории разделены на каталоги, а в них находится номенклатурные позиции. Можно провести такую аналогию – категория – это жесткий диск, а уже в папках находятся файлы. Как и дисков в компьютере, в справочнике может быть несколько категорий, каждая категория может быть разбита на отдельные папки (как и на диске компьютера), одни и те же номенклатурные позиции могут находиться в разных категориях, как и файлы на диске и копироваться между ними. Есть одно существенное отличие – одна и та же запись не может находиться в разных папках одной категории. В разных категориях – может. И что ещё существенно – в отличие от скопированных в разные каталоги на разные диски файлов, каждый из которых начинает жить своей жизнью, позиция справочника, находящаяся в разных категориях – это не копии, а одна и та же позиция, находящаяся в разных классификациях. Аналогия такая – одна и та же книга в библиотеке может находиться в разных каталогах. Скажем в ней написано про любовь, убийства и происходит это во время путешествия. Так эта книга вполне закономерно будет пребывать в каталоге «Любовные романы», «Путешествия» и «Детективы». Чтобы каждый любитель жанра смотрел только своё. И уже сам себе как удобно классифицировал, «Детективы» подразделил на «Женские» и «Мужские» или там, где убивают ударом по голове или туловищу, с первого раза или с пяти. Насколько хватит фантазии. А сама книга от этого не меняется вообще никак. В ней остаётся такое же количество страниц, такой же переплёт и такой же шрифт.
Приведём основные команды по работе с категориями и папками
Этот набор кнопок выводится для всех справочников.
Удалить. Позволяет удалить каталог. Должно быть соблюдено правило, в в этом папке не должно быть других папок, а в папке не должно быть позиций. т.е. она должна быть пустой. В противном случае будет выдано сообщение о невозможности удаления.
Обновить. Позволят обновить дерево. Бывает нужно при интенсивных операциях по его перестройке. Ограничений не имеет, но дерево папок после её применения выводится в свёрнутом виде.
Создать папку. Создаёт папку в дереве. Она создаётся как вложенная по отношению к тому месту, где находится курсор. Выводится окно, в котором нужно ввести название.
Отредактировать папку. Позволяет откорректировать наименование папки.
Выбор категории из выпадающего списка. Позволяет выбрать в качестве текущей любую категорию из списка.
Создать категорию. Формирует то, что потом можно будет выбрать в выпадающем списке. Это первая команда, которую нужно выполнить, если у вас нет для выбора ни одной категории.
Совместное использование. Позволяет автору предоставить доступ к категории пользователям и группам.
Если вы ошиблись при заведении информации, или же возникла потребность в переносе ранее введённого из одного каталога в другой или из одной категории в другую то следует предпринять следующую последовательность действий. Сначала следует выделить записи, которые вы хотите перенести. Затем открыть окно в которое вы хотите перенести, и перетянуть позиции из одного окна в другое. Есть возможность предоставить права доступа пользователям и группам к категории. Им может предоставлен уровень доступа «Автор», «Соавтор» и «Читатель». Следует заметить, что это распространяется только на каталоги и папки и возможность добавления записей в категорию. К имеющимся в категории данным предоставляется доступ уровня «Читатель». К каждому отдельному объекту уровень доступа «Автор» или «Соавтор» предоставляется индивидуально. Уровень доступа к категории уровня «Автор» и «Соавтор» позволяет создавать новые объекты в категории. Читатель же может лишь использовать уже имеющиеся. Кроме того, уровень «Соавтор» позволяет создавать и при необходимости редактировать папки, но только те, которые этим пользователем и созданы. Уровень «Автор» позволяет и создавать новые каталоги и редактировать существующие, созданные любыми пользователями. Уровень доступа «Автор» позволяет также редактировать список пользователей и групп, имеющих права доступа к категории. Следует быть очень аккуратным с предоставлением такого права. Также действует принцип поглощения права более низкого уровня, более высоким. Роль «Автор» имеет самый высокий уровень, «Соавтор» имеет уровень ниже, а «Читатель» имеет самый низкий уровень. Если по нескольким источникам предоставления прав есть права, например «Автор», «Соавтор» и «Читатель», то будут доступны права «Автора».